10 советов по выживанию при дистанционной работе для руководителей, их команд и семей в наше новое время Мы в этом деле тоже профи, 10 лет работаем дистанционно с командами по всему миру, успешно пересаживаем директоров предприятий на дистанционный формат и даже внедрения Системной работы мы часто проводим удалённо. Вот выжимка нашего самого актуального опыта, о котором нечасто пишут: (все шаблоны отправим в чате, у кого ещё нет) 1. ПОБЕДИТЕ СВОЙ СТРАХ И ПЕРЕСТАНЬТЕ КОНТРОЛИРОВАТЬ КАЖДЫЙ ШАГ ЧЛЕНОВ КОМАНДЫ, НО ОБЕСПЕЧЬТЕ ИХ ФОКУСИРОВКУ НА ЗНАЧИМЫХ ЗАДАЧАХ - Людям в дистанционном формате нужна в первую очередь фокусировка на важных задачах, а не контроль, здесь помогают законы Ритма и Визуализации из Системной работы: это утренние брифинги, недельное планирование на доске задач (trello, kaiten, bitrix), CRM с воронкой и типовыми шагами по этапам этой воронки. - Начните чётко контролировать прогресс по проектам, вместо неусыпного ежедневного контроля задавайте команде каждую неделю на планировании два главных вопроса по каждому проекту: Какой сейчас статус проекта (что уже есть) и Какой следующий шаг по проекту (что надо сделать). Разумеется, проверяйте, что это записано в подзадачах и комментариях карточки проекта на онлайн доске. - Это же касается и показателей: определите три ключевых цифры, которые нужно смотреть каждую неделю, чтобы команда понимала, где мы и куда нужно стремиться. - Легализуйте свободный график: пусть каждый в течение дня имеет возможность заниматься своими делами, но при этом есть расписание обязательных встреч в Google-календаре: утренний брифинг, планирование недельного рывка, ретроспектива раз в две недели и встречи, которые вы согласовали друг с другом утром на брифинге. 2. В ОНЛАЙНЕ НЕ ПЕРЕДАЁТСЯ НЕВЕРБАЛИКА, А ЗНАЧИТ БУДЬТЕ ПРЕДЕЛЬНО ПОНЯТНЫ СВОЕЙ КОМАНДЕ - Ставьте задачи по Формуле делегирования: С глагола совершенного вида, 5+ слов без учёта предлогов, перед отправкой перечитывайте задачу “глазами исполнителя”, описывайте, зачем она нужна и какой результат нужно получить в итоге по Формуле делегирования. - Используйте упрощённый шаблон Устава проекта, когда нужно договориться о задачах, на выполнение которых уйдёт больше месяца (этот и другие шаблоны можно получить в чате). - Для типовых действий, которые выполняет один исполнитель без передачи коллегам, готовьте инструкцию, также с ответом на вопросы: Зачем команде нужна эта инструкция и Как проверяется результат работы по ней (шаблон в чате). - Описывайте систему мотивации настолько просто, чтобы любой член команды в любой момент времени понимал, что он получит за свой вклад. Это касается также и неденежной мотивации: полезно каждую неделю на планировании проговаривать, какой именно новый полезный на рынке опыт получила команда. 3. ПИШИТЕ ЭТИЧНО, ОБРАЩАЙТЕСЬ ЛИЧНО - В онлайне растёт риск недопонимания, ведь мы пишем медленнее, чем говорим. И без невербальной подстройки друг под друга участники команды попадают в личные конфликты. Мы придаём коротким фразам в тексте эмоциональный окрас, которого не задумывал собеседник. - Чтобы избежать конфликтов, нужно чётко следить за эмоциональным окрасом фраз. Дальше простые правила на эту тему. - Поприветствуйте коллегу при начале удалённого общения, покажите свою расположенность к нему и важность встречи, даже перед жёстким “разбором полётов”. - Обращайтесь по имени в тексте - это повышает доверие и создаёт контакт. - Начинайте предложения с большой буквы, используйте запятые, по правилам, ставьте одинарные пробелы - без этого создаётся ощущение “черновика” и “отписки”. - Благодарите, используйте восклицательные знаки и смайлы при позитивном подкреплении (но в меру) - без этого теряется осознание значимости выполненной задачи. - Используйте развёрнутые ответы: “Да, выбираем второй вариант” вместо “ок” - это подкрепляет мотивацию исполнителя. - Не благодарите за выполнение просьбы заранее - это скрытая форма манипуляции, которая снижает доверие, можно поблагодарить за внимание, за уделённое время на анализ просьбы, за готовность вникнуть в саму задачу. - Если пишите в почте - используйте отдельную и понятную тему письма для каждого нового запроса. Это повышает авторитет и доверие, а также фокусирует на запросе. - Давайте развёрнутое имя документам - это сэкономит время каждому. - Перечитайте свой текст перед отправкой коллегам, проверьте его на “понятность”, потому что переписываться понятными фразами - это уважение к собеседнику, ведь голосом мы тоже сначала думаем, а потом говорим (да?). - Основной принцип: На том конце чата живой человек, даже если его не видно. 4. СОВЕЩАНИЕ В ОНЛАЙН ПРОХОДИТ ДАЖЕ ЛУЧШЕ, ДА. ТОЛЬКО ВАЖНО ДЕЛАТЬ ВСЁ ПРАВИЛЬНО - Главное - все одновременно видят и редактируют конкретный Google документ, то есть сразу понимают, о чём договорились, сразу вносят правки. - Старайтесь проводить совещания так, чтобы каждый сидел за своим компьютером и сам вносил правки в общий документ. - Нужно что-то решить с командой? Выбирайте время для проведения встречи на утреннем брифинге и сразу добавляйте в Google-календарь. Не делайте внезапных совещаний, это раскачивает лодку и гасит темп. - Как проводить? Создайте в начале встречи документ в общей папке команды в Google-документах, дайте ему название “ГГГГ-ММ-ДД Тема”, сделайте в нем три раздела: Ожидания от этой встречи, Записи на этой встрече, Следующие шаги после этой встречи. Предложите участникам за 3 минуты определить ожидания, а дальше следите за тем, чтобы полезные идеи сразу попадали в блок Записи в виде иерархических списков. В конце встречи сфокусируйтесь на конкретных задачах - запишите их в Шаги (ну а после встречи переносите на доску задач). - Успевайте решить рабочие вопросы с командой за 30 минут (когда “что-то случилось, но не очень страшное”). - Успевайте провести регулярные встречи с командой за 1 час (это планирование на недельный рывок и ретроспектива). - Прекращайте любую встречу, если она занимает больше 1,5 часов - это разрушает веру команды в возможность конструктивно работать вместе. - Ставьте онлайн встречи на день подряд в своём календаре - тогда будет официальный повод закончить старую встречу, чтобы переключиться на новую (опаздывать на онлайн встречу - моветон), и ещё вам будет проще с семьёй договариваться о периоде времени, когда вы полностью заняты. 5. ОБЕСПЕЧИВАЙТЕ ЭМОЦИОНАЛЬНУЮ СИНХРОНИЗАЦИЮ С КОМАНДОЙ - Подключайтесь на онлайн встречи с видео хотя бы на первую минуту - Помашите рукой и улыбнитесь, люди так делают. - Устраивайте простые курилки-говорилки: начинайте звонок с командой за 10 минут до старта встречи, пусть каждый поделится, что его впечатлило за прошлый день. - Если ощущаете, что команда буксует в начале встречи, проведите простой чек-ин: По очереди за 5 секунд отвечайте на вопрос: “Что у меня сейчас на душе, что меня будоражит?”. После ответа обязательно нужно громко выдохнуть и сказать: “Я это всё пока оставляю и готов к нашей встрече”. - Заканчиваете встречу? - Снова включите камеру, улыбнитесь ещё раз и скажите “Вместе победим!” 6. НАМАГНИЧИВАЙТЕ КОМАНДУ ОБЩЕЙ ИДЕЕЙ - Начинайте каждое недельное планирование с повтора общей идеи: Зачем мы всё это делаем, куда стремимся, чего глобального мы хотим добиться, что уже для этого сделали. - Покажите команде своим собственным примером, что вы продолжаете жить и стремиться к лучшему: лучше всех пишите брифинги, ставьте цели недельного рывка, раньше всех актуализируйте свои проекты на доске задач. - Выживание - сильная сторона наших народов, поэтому многие команды сейчас ощутят подъём. Используйте эту возможность, но помните, что команда быстро выгорает, если забывает “Зачем это всё” и не видит промежуточных побед. - Бросайте вызов команде - именно так интересно жить. Вызов должен быть понятным, мотивирующим, достижимым (это вы знаете) и, главное: вызов должен быть на грани возможностей (это по Чиксентмихайи), он должен учитывать периоды спада активности, стагнацию команды (это по Прохорову). - Накладывайте вызовы для команд “черепицей”, когда текущий почти достигнут, заинтригуйте новым вызовом, дайте в него ненадолго погрузиться. - Не знаете, чем занять команду? Проводите книжные клубы: Одну общую книгу читают все, и по одной отдельной читает каждый участник. Потом на встречах обменивайтесь прозрениями по общей книге и проводите презентации по отдельным книгам. - Проводите командные турниры в онлайн играх, например, Brawl Stars. 7. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ХИТРОСТЬ, ЧТОБЫ ДЕЛИКАТНО ЗАСТАВЛЯТЬ СЕБЯ БРАТЬСЯ ЗА ДОКУМЕНТЫ - Когда работаете с документами, например, готовите коммерческое предложение или презентацию, а, может, даёте обратную связь на работу коллег, очень сложно заставить себя подступиться и сделать первый шаг. - И это особенно сложно, когда вы ощущаете, что находитесь не в офисе или коворкинге, а дома. - Используйте хитрость (особенность нашего мышления): утром или вечером уделите ровно 5 минут этим документам - сделайте простые типовые шаги, скопируйте базовый шаблон документа, дайте название новому файлу, напишите черновое заглавие, добавьте пару типовых пунктов в содержание, или просто прочитайте на один раз документ, если вам его дали для обратной связи. - Через 5 минут немедленно переключитесь на другую задачу или отдохните. - Заранее пообещайте мозгу, что в этот первый пятиминутный подход вы не станете напрягать его, а только “подготовите холст”. Мозг вас поблагодарит и продолжит работу над документом уже в подсознании, через полдня возвращаться к этой работе станет гораздо легче и приятнее. - А вечером пройдите по всем незаконченным задачам, найдите те, которые можно завершить прямо сейчас, сделайте их и насладитесь ощущением завершённости и созидания. - Помните про WIP Limit (Work-in-progress-limit) из Бережливого производства, разрешайте себе только 5 таких параллельных задач. 8. РАБОТАЙТЕ В РАБОЧЕЙ ПОЗЕ - Сядьте за стол, не ложитесь на диван. В расслабленной позе на диване вы не добавите себе удобства во время работы и лишитесь в конце дня радости расслабиться. - Надевайте рубашку и брюки, или то, в чём вы чувствуете рабочий настрой. Об этом много пишут, но это мало кто делает. - Дело не только в том, что тело воспринимает “якорь” и переключается в продуктивный режим работы (в “эпоху радио” дикторы надевали фрак и брюки тоже, разумеется). - Это важно ещё и для вашей команды - ведь это простой способ показать всем, что вы в продуктивной форме, а значит всё будет хорошо. - Для вашей семьи это тоже очень важно, так близкие ощутят, что вы действительно занимаетесь работой, а значит, обеспечиваете стабильность. 9. ПОНИМАНИЕ С БЛИЗКИМИ - ЭТО ОЧЕНЬ-ОЧЕНЬ-ОЧЕНЬ ВАЖНО - Покажите словом и примером, что вы надёжны, внимательны и ещё не свихнулись. - Рассуждайте о сложностях вместе с близкими, но не позволяйте себе ныть, это создаёт подсознательную панику в семье. - Не стоит цыкать и топать ножкой на близких под предлогом “У меня же важная онлайн-встреча!”, встречи пройдут, а семья останется, если конечно, останется - это зависит от вас. Китай и Италию накрыла волна массовых разводов. - Заранее предупреждайте близких о том, что у вас онлайн встречи в конкретное время. - Оказывайте знаки внимания близким в течение всего дня: узнайте, как дела и обнимите, сделайте комплимент, помойте посуду и вынесите мусор. - Найдите способ обеспечить время для одиночества: и себе, и близким. Например, вставайте раньше всех, чтобы побыть час наедине с собой. Давайте такой час вашим близким, берите на себя детей. - Создайте аккаунт для себя и супруги (или супруга) в Brawl Stars, играйте вместе с вашими детьми (у них скорее всего аккаунт уже есть). У меня уже 4000 кубков, и вам придётся несладко, если встретитесь с нашей сыгранной командой на поле боя. - Наша тактика с дочкой называется «кустование» - дочка ждёт в кустах, пока я “раздаю” коллегам по полю боя, потом я их подманиваю, а дочка добивает из засады. - Вдвоём с женой мы применяем более дерзкую тактику. 10. СОХРАНЯЙТЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКОЕ ОБЛИЧЬЕ - Используйте интервальное питание (например, завтрак после 10:00, ужин до 18:00, а дальше 16 часов перерыва в еде) - это новый уровень качества жизни, доступный каждому, попробуйте обязательно, это вас удивит. - Используйте подборки упражнений в приложении Nike или любом другом (например, начните с “Зажигание”, “Высокая интенсивность для пресса”). - Выпивайте бокал вина не раньше обеда, иначе - один шаг до алкоголизма. - И не забывайте пить воду, особенно за полчаса до завтрака. - Вставайте рано, раньше других. - Ставьте завтрак и обед в свой Google-календарь, чтобы не есть во время встреч с командой. - Не сидите на одном месте, вставайте и ходите по квартире регулярно - это важно. Ставьте будильники, если не можете запомнить сами. - Ставьте 4 цели себе на каждый недельный рывок, добивайтесь достижения минимум половины. - Остановите цепочку гнева на себе и передайте дальше понимание, скажите: “Да, я понимаю”. - Остановите цепочку неразберихи и суеты на себе и передайте дальше понимание и конструктив: запишите в общем документе конкретные шаги, даты и ответственных, поставьте задачу на онлайн доску. - Остановите цепочку апатии на себе и передайте дальше желание жить и развиваться, скажите: “Это пройдёт” и “Вместе победим!” У нас есть небольшая группа в телеграм по Системной работе, пишите там вопросы и помогайте друг другу, делитесь опытом, я сам буду отвечать голосовыми сообщениями и подкреплять их нашими инструкциями. Напишите в комментариях свой телеграм аккаунт, я добавлю в эту группу.